Guia de e-mail da Twilio SendGrid para aquecimento de IP

Guia de e-mail da Twilio SendGrid para aquecimento de IP

Capítulo 1: Introdução

Assegurar a capacidade de entrega de e-mails pode parecer uma tarefa complicada e, com tantos fatores afetando a reputação do remetente, como a qualidade do conteúdo e a integridade da base de e-mails, fazer com que seu e-mail chegue à caixa de entrada pode ser mais desafiador do que nunca.

E, se você estiver utilizando um endereço IP novo, essa variável pode ser um dos fatores que mais influencia o envio bem-sucedido dos e-mails. Se você não aquecer adequadamente seu IP, os provedores de serviços de internet (ISPs), como Gmail e Yahoo, podem optar por não entregar seu e-mail.

Este guia explica como obter controle sobre a reputação de seu novo IP, aquecê-lo da maneira certa e melhorar a capacidade de entrega de e-mails. Confira o seguinte:

• Definição de endereço IP e como sua reputação afeta a entrega de e-mails.
• Sugestão de um cronograma de aquecimento para você começar a enviar e-mails a partir de um novo endereço IP sem atrasos nem falhas de entrega.
• Exemplo de estratégia de aquecimento de IP para newsletters e e-mails transacionais.
• Principais dicas para facilitar esse processo.

Capítulo 2: O que é IP e por que aquecê-lo?

Endereço IP é uma sequência exclusiva de números que identifica seu domínio de e-mail. O endereço IP é um dos fatores mais determinantes para sua reputação de envio.

Os ISPs usam seu endereço IP para identificá-lo como remetente, monitorar o comportamento de envio e atribuir uma pontuação à reputação de IP. Comportamentos mais apropriados resultam em taxas de entrega mais altas.

Ao ampliar o número de envios de e-mails, talvez seja necessário incluir endereços IP adicionais para processar o volume. Um endereço IP novo não tem pontuação de reputação, pois nenhum e-mail foi enviado a partir dele. Um novo IP é considerado "frio". Então, como fazer com que seu e-mail seja entregue a partir de um IP frio sem reputação de envio? A resposta é: aqueça-o!

O aquecimento de endereços IP consiste em enviar volumes baixos de e-mail a partir de seu IP exclusivo e, em seguida, aumentar a quantidade sistematicamente durante determinado período. Dessa forma, os ISPs podem reconhecer, identificar e avaliar suas práticas de envio antes de aprovar toda a sua base de e-mails.

O principal objetivo do aquecimento de IP é aumentar o volume de envio para os níveis "normais" previstos. Para tanto, os ISPs precisam conheceu seu volume habitual de envios a fim de identificar comportamentos suspeitos. Muitas vezes, spammers se infiltram em caixas de entrada com e-mails mal-intencionados, trocando IPs com frequência para burlar as verificações de segurança dos ISPs.

Durante o período de aquecimento, os ISPs avaliam seu comportamento de envio, a integridade da base de e-mails e seu compromisso em fornecer informações relevantes e valiosas aos destinatários. Quanto maior for o engajamento durante o período de aquecimento, mais favoravelmente os ISPs avaliarão seu IP. Os ISPs analisam fatores como quantos usuários abriram seu e-mail, rolaram até a parte inferior do conteúdo ou moveram sua mensagem para outras pastas.

Como remetente, o aquecimento do IP é uma excelente oportunidade de monitorar e otimizar toda a sua campanha de e-mails. Além disso, a boa reputação construída durante o período de aquecimento torna todo o processo muito mais simples. Em vez de gastar tempo resolvendo problemas, você pode se dedicar a aprimorar sua estratégia de aquisição, compartilhar conteúdo de qualidade e monitorar os resultados.

Capítulo 3: Como aquecer seu IP

A orientação e o cronograma de aquecimento a seguir são apenas sugestões. Cada remetente tem necessidades específicas e talvez você precise consultar especialistas em capacidade de entrega de e-mails para ajudar a determinar o volume e a frequência de aquecimento adequados para seu programa. A quantidade de e-mails enviada durante o aquecimento depende de seu volume total de mensagens, mas é importante estabelecer um padrão consistente de envios para que os ISPs possam monitorar sua reputação.

Às vezes, a parte mais difícil do aquecimento de IP é decidir por onde começar. Primeiro, escolha um segmento de sua base de e-mails para aquecer. Os ISPs recomendam começar por endereços internos, como contas pessoais do Gmail.

Essa recomendação é ainda mais importante se você estiver construindo uma reputação do zero ou tentando recuperar o desempenho. É esperado que algumas mensagens caiam na pasta de spam. Basta arrastá-las da pasta de spam para suas listas de contatos/remetentes seguros. É por isso que você começa pelos e-mails internos. As respostas aos e-mails também são úteis para o aquecimento do IP.

Em seguida, comece a enviar para sua lista de contatos. E escolha destinatários e fluxos de envio que costumam gerar alto engajamento. Depois de enviar para os destinatários mais engajados, passe para os usuários que interagiram mais recentemente.

Você pode escolher sua mensagem de boas-vindas como o segmento de avaliação para seu novo IP.As mensagens de boas-vindas asseguram diversas vantagens, por exemplo:

• São um lembrete de permissão
• Reiteram sua proposta de valor
• Geram aberturas e cliques às suas chamadas para ação

Se você não tiver dados de engajamento, use suas inscrições mais recentes porque os usuários costumam interagir mais logo após se inscreverem em uma base de e-mails. À medida que sua reputação se estabelece e seu volume de e-mails aumenta, amplie gradualmente o alcance dos envios, incluindo destinatários menos engajados e que interagiram há mais tempo. Este também é um ótimo momento para remover e-mails inativos ou de destinatários não engajados de sua base.

Se o novo IP não estiver apresentando um bom desempenho (menos aberturas e mais bloqueios), tenha paciência e reduza a ampliação do volume de envios até sua reputação se consolidar. Embora o aquecimento de um IP possa durar até 60 dias, a maioria dos clientes da Twilio SendGrid aquece seus IPs em 30 dias e alguns completam o processo em apenas uma ou duas semanas.

Para determinar a frequência, use seus resultados de entrega como parâmetro. Se você estiver obtendo uma boa capacidade de entrega de e-mails com altas taxas de engajamento, poderá tentar acelerar o processo. No entanto, se houver limitação da taxa de envio, reduza o ritmo.

Durante a fase de aquecimento, preste muita atenção ao engajamento dos destinatários. Quanto menor o engajamento, mais rigorosos os ISPs serão no processo de aquecimento. Analise seu conteúdo com honestidade. Suas linhas de assunto são claras e persuasivas? Você está enviando conteúdo valioso? Se seu segmento inicial não concordar, toda a sua base de e-mails provavelmente também não concordará.

Mantenha o aquecimento em todos os ISPs

Mantenha um volume de envios constante durante todo o período de aquecimento ao dividir seu cronograma para que cada ISP receba uma quantidade equiparável de e-mails todos os dias. Não aqueça o Gmail na segunda-feira, o Yahoo! na terça-feira e assim por diante. Caso contrário, sua atividade de envio parecerá esporádica e você não poderá estabelecer uma reputação sólida e confiável.

Capítulo 4: Exemplo de cronograma para newsletters

Siga o cronograma de aquecimento de IP sugerido neste guia e mantenha o volume do dia anterior se suas métricas de entrega não estiverem apresentando um bom desempenho. Por exemplo, se a meta for enviar 90.000 e-mails por mês, comece com 50 e-mails no primeiro dia e aumente gradualmente o volume até atingir o total desejado.

Capítulo 5: Exemplo de cronograma para e-mails transacionais

Para empresas estabelecidas

Se você já envia um grande volume de e-mails e pretende começar a usar um provedor de serviços de e-mail (ESP) ou trocar de fornecer, faça a migração gradualmente. Basta dividir o tráfego e transferir parte dos envios para o novo IP ao longo do tempo. Se você já utiliza vários servidores de e-mail, pode migrá-los, um por vez, para o novo IP.

Para empresas em início de operação

Normalmente, o crescimento orgânico dos negócios dita o ritmo ideal para o aquecimento de IP. Como o volume de e-mails transacionais costuma acompanhar o crescimento da base de usuários, ele tende a aumentar de forma gradual e consistente. Ainda assim, é importante deixar o mais claro possível para os ISPs que se trata de e-mails transacionais. Também não é o momento ideal para incluir conteúdo promocional nessas mensagens de aquecimento.

Capítulo 6: Alocação de IP e cronograma de aquecimento de IP

Um plano de aquecimento de IP é apenas uma maneira de ajudar o remetente a identificar possíveis pontos fracos em seu programa de e-mails. Ao começar gradualmente, o remetente pode pausar ou desacelerar o envio e ajustar sua estratégia antes que sua reputação seja seriamente afetada.

Cronograma de aquecimento de IP

Lembre-se de que os cronogramas ideais de aquecimento podem variar muito dependendo de diversos fatores, como tempo de existência e higiene da base, denúncias de spam, engajamento dos usuários, reputação e distribuição do domínio, conteúdo, entre outros.

Da mesma forma, o número de IPs necessários para atender ao seu volume de e-mails pode variar conforme o tipo de mensagem enviada, os domínios de destino e sua reputação de envio.

Capítulo 7: Principais dicas antes de começar e ao longo do processo

O aspecto mais importante do período de aquecimento é estabelecer um padrão consistente de envio de e-mails. Antes de começar, considere os pontos a seguir:

Comece com cautela

Recuperar uma reputação comprometida é muito difícil. Muitos remetentes acabam adotando uma abordagem mais agressiva para acelerar os envios e colocar os e-mails em circulação o quanto antes. No entanto, também é preciso considerar o tempo necessário para recuperar sua reputação de envio. Como ela é avaliada a cada 30 dias, pode demorar quatro ou mais semanas para recuperá-la. Além disso, cada dia em que seus envios são bloqueados representa um prejuízo.

Evite a rotatividade de IPs

Você não precisa nem deve ter dezenas de IPs. Se você alternar os envios entre diferentes IPs para sempre utilizar aquele que ainda permite grandes volumes de envio, prática conhecida como “snowshoeing”, e os ISPs identificarem esse comportamento, toda a faixa de IPs poderá ser bloqueada. Você pode enviar milhões de mensagens por dia a partir de um único IP se aquecê-lo corretamente e continuar seguindo as práticas recomendadas.

Use os dados para aprender

Os ISPs valorizam remetentes que respondem ao comportamento dos destinatários. Quanto mais dados você tiver, mais conseguirá entender seus destinatários e otimizar seu programa de e-mails, mesmo que esteja enfrentando falhas de entrega. Neste mercado, as informações circulam rapidamente. Por isso, agir de forma correta desde o início compensa.

O e-mail marketing ainda é desafiador

Tenha ainda mais cautela com o e-mail marketing. Como os ISPs entendem que os e-mails transacionais são mensagens esperadas pelos destinatários, há mais tolerância em seu processamento. Recomendamos utilizar pelo menos dois IPs exclusivos: um para e-mail marketing e outro para e-mail transacional.

As práticas recomendadas fazem toda a diferença

Monitorar o engajamento dos usuários, personalizar as mensagens e remover destinatários inativos durante e após o aquecimento de IP é fundamental para assegurar a máxima capacidade de entrega ao longo de todo o ciclo de vida útil de seu programa de e-mails.

Capítulo 8: Como escolher uma API de e-mail para aquecimento de IP exclusivo

Nem todas as APIs de e-mail lidam com IPs exclusivos, aquecimento e limitação da taxa de envio da mesma forma. E essas diferenças costumam pesar muito mais do que a maioria dos remetentes imagina até surgir um problema relacionado à capacidade de entrega durante o aquecimento.

Ao avaliar APIs de e-mail para uma configuração de IP exclusivo, observe três pontos:

1. O provedor oferece aquecimento gerenciado com cronograma definido, sem que você precise definir o ritmo do volume por conta própria.
2. A limitação automática da taxa de envio está incorporada à plataforma, reduzindo o ritmo quando os ISPs sinalizam a necessidade, em vez de apenas registrar falhas na entrega para que você tome providências.
3. A plataforma fornece relatórios por ISP para que você saiba exatamente onde os e-mails estão sendo adiados ou bloqueados.

A Twilio SendGrid reúne esses três recursos.

A plataforma inclui um cronograma integrado de aquecimento de IP que gerencia automaticamente os limites de envio por hora à medida que sua reputação se estabelece, limitação da taxa de envio em tempo real quando os sinais dos ISPs indicam que é preciso reduzir o ritmo e relatórios detalhados por ISP para que você acompanhe de perto o desempenho dos envios.

Se você precisar de suporte adicional, a equipe de serviços especializados da Twilio SendGrid oferece consultoria pontual e contínua em capacidade de entrega para manter seu aquecimento conforme o planejado.

Capítulo 9: Conclusão

O aquecimento de IP é uma etapa essencial da criação e manutenção de um programa de e-mails sólido. Sabemos que você tem muitas tarefas a concluir e, embora esse processo possa demorar mais do que gostaria, o empenho compensa, independentemente do tipo de e-mail enviado.

Na Twilio SendGrid, trabalhamos com nossos clientes para traçar as melhores estratégias e compartilhar recomendações que ajudem a garantir o sucesso do aquecimento de IP. Além disso, disponibilizamos relatórios detalhados por ISP que mostram claramente como os e-mails estão sendo recebidos.

Nossa equipe de serviços especializados fornece consultoria contínua ou pontual para ajudar você a estruturar sua operação ou corrigir a rota. E, caso precise, nossa equipe de atendimento 24 horas permanece à disposição.